La coordination du projet individualisée par une tâche de management (WP0), sera assurée par Johnny Douvinet, PR au sein de l’UMR ESPACE, qui entretient des relations humaines et scientifiques avec de nombreux partenaires universitaires et institutionnels travaillant dans le domaine de l’alerte. Certains partenaires ont déjà collaboré ensemble par le passé, mais le consortium proposé est inédit. Les tâches se conçoivent dans une continuité d’échange et de partage des besoins. Ainsi, les universitaires et les partenaires industriels travailleront systématiquement ensemble pour garantir une montée en charge du prototype dans une logique itérative.

Cette tâche 0 sera gérée depuis l’Université d’Avignon et le Service « Partenariats Recherche » a rédigé un accord de consortium, sur un modèle déjà utilisé dans le cadre de précédents projets, qui répond aux exigences de l’ANR et à la réglementation en matière d’aides d’État à la recherche, développement et innovation. Il précise aussi bien les contributions et les responsabilités des partenaires, la répartition budgétaire, les modalités de gouvernance du projet, que les droits et les obligations, les droits de la propriété intellectuelle sur les connaissances antérieures et sur les résultats du projet ainsi que sur l’exploitation et la diffusion des résultats. Une semaine par mois, des temps de réflexion communs sont prévus, sur des aspects conceptuels, méthodologiques et/ou opérationnels.

Les responsables des tâches (constituant le Comité de Pilotage) auront des relations privilégiées avec les utilisateurs finaux et veilleront aux conditions de transfert des résultats. En appui, un Comité de Suivi (réuni une journée tous les 4 mois) a été constitué, avec différents acteurs représentant différentes institutions ou organismes.